：主旨破题  内容简洁 唯人性双向沟通e-mail仍无法取代

不含垃圾邮件，部分上班族平均每天收到上百封e-mail！怎么回？怎么选收件人？谁又放在副本？每封e-mail隐含办公室文化的「眉角」。人力银行行销处协理陈力孑说，e-mail可适时提稿工作效率，减少策略布达成本，不过，e-mail属于网路单向文字，无法取代必要的人性双向沟通，了解e-mail礼仪，转职者也可更快适应新环境的组织气候。

主旨破题  内容简洁

陈力孑说，e-mail寄件人、主旨标题皆是收件人点阅e-mail、以及投入砖注程度的关键因素，例如，发出会议通知的e-mail，建议直接破题「x月x日几点钟召开xx会」，避免间接式的「通知开会时间」；为节省收件人阅读时间，e-mail内容应避免记流水帐，切勿悬疑舖陈、或者从头说起，建议按重要性，先写ABC重要的「梗」、或者ABC新进度，精简扼要；直接转寄e-mail虽可呈现事件始末，但往返太多次的e-mail，将造成过多杂讯，可能干扰收件人阅读情绪，建议删除原始信件资料，保持页面清爽。

副本收件人不宜过多

陈力孑说，每封e-mail都应有清楚目的，和目的相关的当事人，即是e-mail收件人，「副本」cc（carbon copy）收件人属于「被告知」的角色、不宜过多，当副本收件人数超过一般收件人数，e-mail目的可能失焦。另外，巧妙运用「副本」cc，同步告知收件人的直属主管，适时「加速推展」。

知悉简答只回覆寄件人即可

不含垃圾邮件，部分上班族每天收到上百封e-mail。陈力孑说，若只简单传达「了解、知道、或谢谢」，只需回覆寄件人，不需「全部回覆」，减少信件「飞来飞去」造成一竿人等无端干扰。

人性双向沟通  e-mail无可取代

陈力孑说，若上班族属于「meeting animal」，从早到晚被会议绑架，e-mail有助公事顺利推展，不过，e-mail毕竟只是「网路单向文字」，无法取代「人性双向沟通」，避免成为「e-mail animal」，複杂议题、以及人性深层的双向沟通，仍需当面沟通；情绪愤怒稿涨、心情不佳，文字落笔难免严苛，建议在情绪恢复后再发e-mail，避免波及无辜，事后得花更多心思善后人际关係。

建立收件人资料匣  便于管理

一般上班族多会善用「搜寻」功能，避开在成堆的e-mail当中「大海捞针」。陈力孑说，若常态性会收到对方的e-mail，建议新增资料匣，并按寄件人建立规则，日后收信时，系统可自动移入所属资料匣，便于管理。

2012.03